Tunnista salaisuuden raja, kunnioita sitä – ja ole samalla ystävällinen

Joskus yhtiö tai yhteisö asettaa viestinnällesi rajoja, joita et voi ylittää. On joku luku, joku hinta, joku innovaatio, joku toimintatapa, jonka yksityiskohtia et voi avata. Toimittaja saattaa olla tietoinen jostakin liikesalaisuudesta ja osaa kysyä siitä. Mutta jos vaikkapa kauppahinnasta on sovittu, ettei sitä julkisteta, et voi vastata edes arvuutteluihin suuruusluokasta.

1. Tunnista ne teemat ja kysymykset, joissa salaisuuden rajan pitää pitää. Keskustele omistajan, johtoryhmän ja viestinnän kanssa. Sinun tulee ymmärtää tematiikka syvällisesti, jotta suustasi ei pääse puolinaisiakaan sammakoita.

2. Hae sellaiset vastaukset, jotka ovat julkisia. Jos kyse on luvuista, oman yrityksen tai yhteisön julkaistut vuosikertomukset tai neljännesvuosikatsaukset antavat sellaisia lukuja, jotka ovat jo julkisia. Niissä on aina turvallista pysyä.

Lähes aina toimittajan kysymykset haarukoivat tulevaisuutta. Tässä on se hyvä puoli, että voit etukäteen päättää, mitä ja miten tarkasti haluat yrityksen tai yhteisön tulevaisuudesta kertoa. Huono puoli on se, että kun toimittaja tivaa visiota tulevaisuudesta, sinun asemasi saattaa olla sellainen, ettet voi sanoa tulevaisuudesta juuri mitään. Muotoile siis tulevaisuutta kuvaavat lauseesi (”forward looking statement”) tarkasti ja pysy niissä.

Voit tehdä itsellesi Q&A-listoja joko itse tai yhdessä viestinnän tai konsultin kanssa. Harjoittele kysymyksiä ja vastauksia, mutta älä jää Q&A-listojen vangiksi. Aivan varmasti toimittaja osaa kysyä myös jotakin sellaista, mitä et osaa ennakoida. Älä myöskään ota Q&A-listoja haastattelutilanteeseen mukaan, jotta tilanne pysyy luontevana ja spontaanina.

3. Haastattelussa kuuntele kysymyksen teema ja pysy teemassa. Kerro se, mitä kyseisestä teemasta voit kertoa, vaikkei se välttämättä olisi suora vastaus toimittajan kysymykseen.

On myös aivan OK sanoa, että tuota asiaa me emme voi kertoa – ja perustella lyhyesti, miksi niin on. Liikesalaisuus on hyväksyttävä peruste, teemaan tai asiaan liittyvän henkilön yksityisyys on hyväksyttävä peruste, samoin halu olla kommentoimatta kilpailijan tai yhteistyökumppanin asioita.

4. Jos toimittaja pyrkii horjuttamaan sinua tai kysyy provosoivasti tai erityisen haastavasti, pysy silti suunnitelmassasi. Kukaan ei voi pakottaa sinua kertomaan mitään sellaista, mitä et halua. Ymmärrä, että toimittajan tehtävä on myös dramaturginen: toimittaja saattaa haluta asettaa itsensä suuremman totuuden esiin kaivajan rooliin. Sinun roolisi asiantuntijana ei muutu siitä, että sinulla on sellaista tietoa, jota et voi kertoa julkisuuteen. Muista myös, että tiedät aina enemmän kuin toimittaja.

5. Jos joudut jankkaavaan tilanteeseen, lyhennä lauseitasi. Jos toimittaja kysyy samaa asiaa seitsemättä kertaa, voit jo aika lyhyesti todeta, että tuo luku tai asia ei valitettavasti ole julkinen vielä. Empaattinen hymy korostaa sitä, että olet päättäväisesti asian päällä.

Haluatko kehittyä haastattelujen antajana?